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Kunkel, Matthias [mkunkel], Kruse, Fabian [Fabian] - 16. Jun 2015, 18:31

Ordnung ins Wiki bringen - mit Metadaten und Seitenlisten

Intensiv genutzte Wikis werden schnell unübersichtlich: Zwar können Sie sich über neue oder veränderte Seiten von ILIAS benachrichtigen lassen. Doch wie stehen diese Seiten miteinander in Beziehung? Im Gegensatz zu Lernmodulen, die ihren Inhalt wie ein Buch mit Kapiteln strukturieren, sind die Seiten in einem Wiki einfach nur irgendwie durch Links miteinander verbunden. Will man die Seiten im Wiki thematisch ordnen, um sich einfacher zurecht zu finden, mussten Listen bislang mühsam von Hand erstellt und vor allen Dingen auch kontinuierlich gepflegt werden. Dank erweiterter Metadaten (in ILIAS 5.1: benutzerdefinierter Metadaten) und automatisierter Seitenlisten ist das mit ILIAS 5.0 jetzt ganz einfach.
Das zugrundeliegende Prinzip der Erweiterten Metadaten ist schnell erklärt. Als Administrator können Sie nach Belieben eigene Metadatensätze anlegen und diese einem Wiki zuweisen. Die Metadaten stehen auf den einzelnen Wikiseiten als eigenständige Blöcke in der rechten Spalte zur Verfügung. Alle Benutzer mit Schreibrecht am Wiki können nun jede Seite mit Metadaten auszeichnen - oder den Metadatenblock ausblenden, wenn dieser auf einer Seite nicht benötigt wird.
Anzeige der Erweiterten Metadaten auf einer Wikiseite: Der Metadatensatz "Status of Feature" besteht aus mehreren Metadaten, die für die Erstellung von Seitenliste genutzt werden können.
Die entsprechend ausgezeichneten Seiten können von ILIAS anschließend in automatisch gepflegten Listen angezeigt werden. Dazu steht im Seiteneditor des Wikis das neue Element „Seitenliste“ zur Verfügung. Fügen Sie dieses an einer beliebigen Stelle in Ihr Wiki ein und wählen Sie (wie bei einem Filter) aus, welche Metadaten eine Seite haben muss, um in der Liste zu erscheinen. Eine Seite kann dabei mehrere Seitenlisten zugleich haben, die unterschiedliche Metadaten bzw. Kombinationen abdecken. Das Befüllen und die Aktualisierung der Listen übernimmt ILIAS an allen Stellen selbst - einfach, zuverlässig und stets aktuell. Gepflegt werden müssen von Ihnen nur noch die Angaben auf den Wikiseiten selbst.
Beispiel einer automatisiert generierten Seitenliste im Feature Wiki: Angezeigt werden alle Features, die bereits für 5.1 entwickelt wurden und nun auf die Abnahme durch die Auftraggeber warten.
Ein Beispiel für den Einsatz der Erweiterten Metadaten ist das Feature Wiki auf ilias.de. Bislang wurden die über 2.000 Seiten im Wiki mit aufwändig gepflegten Übersichtsseiten strukturiert. Diese Übersichten zeigten dann zum Beispiel alle Features, die mit ILIAS 5.0 veröffentlicht wurden, oder alle vorgeschlagenen und umgesetzten Features für das Kursmanagement. Dass diese Listen nicht immer à jour waren, ist nachvollziehbar - vom Arbeitsaufwand, wegen einer Änderung zahlreiche Seiten anzupassen, ganz zu schweigen.
Filtereinstellungen für die oben gezeigte Seitenliste: Alle Wikiseiten, die zum Zeitpunkt des Seitenaufrufs den definierten Angaben entsprechen, werden automatisch angezeigt.
Seit der Umstellung des Feature Wikis auf Erweiterte Metadaten gehören diese händisch gepflegten Übersichten der Vergangenheit an. Wird zum Beispiel die Umsetzung eines Features für eine ILIAS-Version beschlossen, braucht der Status nur noch auf der Featureseite selbst geändert zu werden. Alle Listen werden dann automatisch aktualisiert. Dank des geringen Pflegeaufwands können jetzt auch mehr Metadaten zur Beschreibung eines Features und seines Status genutzt werden, womit das Feature Wiki noch aussagekräftiger und die ILIAS-Entwicklung letztlich noch transparenter wird.
Hinweise zum Nachmachen
  1. In der Administration » Metadaten, Reiter Erweiterte Metadaten einen entsprechenden Metadatensatz anlegen und für Wikiseiten freigeben.
  2. In den Einstellungen des Wikis den Metadatensatz unter Erweiterte Eigenschaften aktivieren, damit auf den Wikiseiten die Metadatenblöcke zur Verfügung stehen.
  3. Die jeweiligen Wikiseiten mit den Metadaten auszeichnen (oder den Block ausblenden, wenn keine Metadaten für eine Seite angelegt und angezeigt werden sollen).
  4. Auf der gewünschen Übersichtsseite im Editor das Element Seitenliste einfügen und die Seitenliste wie gewünscht konfigurieren. Nach dem Speichern werden dann alle Wikiseiten automatisch und alphabetisch aufgelistet, die mit den ausgewählten Metadaten ausgezeichnet wurden.

User Image: j.erkens
Erkens, Jochen [j.erkens] - 29. Jul 2015

Wir haben mit der Funktion die Möglichkeit eines alphabethischen Index realisiert. Hierfür ist es auch sicherlich sinnvoll, diesen global anzubieten. Weitere Elemte wären aus unserer Sicht zu Wikispezifisch und würden bei Nutzern anderer Wikis zu Verwirrungen führen. Daher freuen wir uns schon mit der 5.1 z.B. um unser Abteilungswiki neu zu strukturieren. Danke iLUB.
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Kunkel, Matthias [mkunkel] - 08. Jul 2015

Bei einer Änderung eines Metadatum wird aktuell keine Benachrichtigung versandt. Vor der Verabschiedung und Umsetzung des neuen Notificationkonzepts würde ich solche Funktionen zunächst noch nicht umsetzen, schon um nicht erneute Änderungen machen zu müssen. Aber prinzipiell ist das natürlich eine sinnvolle Funktion.
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Lauener, Hansjörg [lauener] - 18. Jun 2015

Ein ausgezeichnete Idee. Wenn sich ein Status ändert: Wird man als User (mit eingeschalteter Benachrichtigungsfunktion) über eine Statusänderung informiert?

Bedenkt bitte bei zukünftigen Entwicklungen immer mit, dass diese global nutzbaren Funktionalitäten nur dann von Administratoren aktiviert werden, wenn sie je Wiki/Glossar individuell erstellt werden können. Für 5.1 werden wir dies nun die lokale Anpassungsfähigkeit finanzieren, vgl.: http://www.ilias.de/docu/goto_docu_wiki_wpage_3516_1357.html
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